Politique de Confidentialité et de Protection des Données Personnelles — AI4PLAN

AI4PLAN SAS SIRET : 847 604 873 00020 – TVA intracom : FR80 847 604 873 Siège social : ESC 7 BOITE 16, 8B rue Michelet, 92150 Suresnes, France

Applicable à compter du 27 août 2026

1. Objet de la Politique

La présente Politique de Confidentialité et de Protection des Données Personnelles (ci-après la « Politique ») décrit les conditions dans lesquelles AI4PLAN collecte, traite, conserve, sécurise et utilise les données personnelles de ses Clients et de leurs Utilisateurs dans le cadre de l’utilisation du service SaaS AI4PLAN.

Elle s’applique à l’ensemble des traitements réalisés par AI4PLAN lors :

• de la souscription aux Services,
• de l’utilisation du Logiciel et des fonctionnalités associées,
• de l’assistance, de la maintenance et du support,
• de la gestion commerciale et contractuelle.

La présente Politique complète les Conditions Générales de Vente (CGV), les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) et l’Accord de Traitement des Données (ATD) applicables.

2. Responsable du Traitement

AI4PLAN SAS agit en qualité de Responsable du traitement pour les données personnelles qu’elle collecte directement auprès des Clients et Utilisateurs (gestion commerciale, support, comptes).

AI4PLAN agit en qualité de Sous-traitant pour les données traitées au nom du Client dans le cadre de l’exploitation du Service (documents importés, données opérationnelles).

Ces traitements sont encadrés par l’ATD, conformément à l’article 28 du RGPD.

3. Données collectées

Principes de minimisation

AI4PLAN applique les principes de minimisation, de nécessité et de proportionnalité. Seules les données strictement nécessaires à la fourniture, la sécurisation et l’amélioration du Service sont collectées.

3.1 Données fournies par le Client

Les données personnelles traitées peuvent inclure :

• nom, prénom, adresse email professionnelle,
• fonction, organisation, coordonnées professionnelles,
• identifiants de connexion (login),
• informations nécessaires à la facturation et contractualisation,
• données échangées avec le support.

3.2 Données générées lors de l’utilisation du Service

Dans le cadre du fonctionnement du Service, AI4PLAN collecte également :

• Données techniques : logs d’accès, journaux d’événements, métadonnées, traces d’utilisation,
• Données de navigation sur l’application : actions utilisateur, paramètres utilisés, performances,
• Données dérivées : métadonnées liées aux fichiers importés, informations techniques nécessaires au traitement.

3.3 Données intégrées par le Client

Le Client reste seul responsable des fichiers, documents et données qu’il importe dans le logiciel (y compris PDF, DXF ou autres contenus).

Ces données peuvent contenir des informations personnelles, techniques ou contractuelles dont la gestion relève du Client.

AI4PLAN n’utilise jamais ces données à des fins de prospection ou de démarchage, et ne les communique à aucun tiers.

Elle les traite pour le compte du Client afin d’exploiter et de sécuriser le Service, et peut les exploiter pour améliorer le Logiciel et ses algorithmes, exclusivement sous forme agrégée ou anonymisée, dans les conditions de l’article 10.5 des CGV.

4. Finalités du traitement

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

4.1 Fourniture et gestion du Service

• gestion des comptes Utilisateurs,
• authentification et contrôle des accès,
• exécution des opérations techniques nécessaires au fonctionnement du Logiciel,
• gestion du support, de la maintenance et des incidents.

4.2 Amélioration du Service et sécurité

• amélioration continue des algorithmes et fonctionnalités,
• supervision technique et détection d’anomalies,
• protection contre les accès frauduleux,
• optimisation de la performance et de la fiabilité du Service.

4.3 Gestion commerciale et contractuelle

• facturation, gestion des Abonnements,
• communications contractuelles,
• accompagnement client.

4.4 Obligations légales

• conformité aux obligations comptables, fiscales et juridiques,
• réponse aux demandes administratives ou judiciaires légitimes.

5. Base légale des traitements

Chaque traitement repose sur la base légale indiquée ci-dessous :

Lorsqu’un traitement repose exceptionnellement sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans que ce retrait affecte la licéité des traitements déjà réalisés.

6. Partage et destinataires des données

Catégories de sous-traitants

AI4PLAN fait appel uniquement à des sous-traitants présentant des garanties suffisantes en matière de sécurité et de conformité RGPD. Les catégories de sous-traitants incluent notamment :

• hébergeurs cloud ;
• prestataires de monitoring et observabilité ;
• prestataires de stockage et sauvegarde ;
• services de support et ticketing ;
• outils d’envoi d’emails transactionnels ;
• systèmes de détection de fraude ou d’incidents ;
• gestion du site institutionnel et prise de rendez-vous ;
• agent conversationnel ;
• gestion de la relation client et prestataires de paiement.

La liste nominative des sous-traitants en vigueur est communiquée au Client sur demande. AI4PLAN l’informe de tout ajout ou remplacement au moins trente (30) jours avant sa mise en œuvre, dans les conditions de l’article 7 de l’ATD.

AI4PLAN peut partager certaines données avec :

• son personnel habilité, tenu à une obligation de confidentialité ;
• ses sous-traitants techniques relevant des catégories ci-dessus ;
• les autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige.

Tous les sous-traitants sont soumis à des obligations strictes de confidentialité et de sécurité.

Aucune donnée personnelle n’est vendue, louée ou cédée à des tiers à des fins commerciales.

7. Durée de conservation

Les données sont conservées pour la durée nécessaire aux finalités poursuivies, selon les durées suivantes :

À l’issue de ces durées, les données sont supprimées, sous réserve des conservations imposées par une obligation légale ou nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.

8. Sécurité et intégrité des données

AI4PLAN met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles élevées :

• chiffrement des communications,
• cloisonnement des environnements,
• contrôle d’accès renforcé,
• surveillance continue,
• sauvegardes régulières,
• protection contre les intrusions et comportements anormaux.

Le Client reste responsable de la sécurité de son propre environnement : postes, accès, réseaux internes, mots de passe, gestion des comptes.

9. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, chaque personne concernée dispose des droits suivants :

• droit d’accès à ses données ;
• droit de rectification ;
• droit d’effacement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité ;
• droit de retirer son consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès ;
• droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Absence de décision automatisée

Les Résultats produits par le Logiciel sont destinés à être vérifiés par un intervenant humain qualifié et ne constituent pas des décisions automatisées produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne au sens de l’article 22 du RGPD.

Exercice des droits lorsque AI4PLAN agit comme sous-traitant

Pour les données contenues dans les fichiers importés par le Client, AI4PLAN agit en qualité de sous-traitant. Dans ce cadre, toute demande d’exercice de droits doit être adressée au Client, responsable du traitement. AI4PLAN apporte au Client l’assistance nécessaire pour y répondre, conformément à l’ATD.

Exercice des droits auprès d’AI4PLAN

Pour les données collectées directement par AI4PLAN (comptes, journaux, support), les droits s’exercent à l’adresse rgpd@ai4plan.com ou par courrier au siège social.

AI4PLAN peut demander une preuve d’identité avant toute action, et répond dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe.

10. Données techniques et algorithmes

Distinction Responsable / Sous-traitant

Lorsque les données traitées proviennent des fichiers importés par le Client (plans, PDF, DXF ou autres contenus), AI4PLAN agit exclusivement en qualité de sous-traitant. Toute demande d’exercice de droits concernant ces données est redirigée vers le Client, responsable du traitement.

AI4PLAN peut exploiter des données techniques (logs, métadonnées, statistiques d’usage) pour :

• améliorer les performances du Logiciel,
• améliorer et affiner ses algorithmes de traitement,
• détecter les comportements anormaux,
• renforcer la sécurité.

Les fichiers importés par le Client peuvent être analysés pour produire des Résultats (métrés, interprétations, annotations). Ces résultats doivent être vérifiés par un opérateur humain qualifié.

Les traitements de métré ne mettent en œuvre aucun modèle d’apprentissage automatique, et les données des Clients ne sont pas utilisées pour en entraîner. L’agent conversationnel repose sur un service fourni par un tiers, dans les conditions de l’article 11.

Les données techniques exploitées pour améliorer le Service sont agrégées ou anonymisées, de manière à empêcher toute réidentification.

11. Transfert hors UE

Les données des Clients — fichiers importés, Résultats, comptes et journaux applicatifs — sont hébergées dans une région de l’Union européenne.

Certaines ressources techniques nécessaires à la distribution du Service, notamment celles attachées au réseau de diffusion de contenu, sont administrées depuis une région située aux États-Unis, et ce réseau sert les contenus depuis des points de présence répartis mondialement. Les journaux d’accès qui en résultent peuvent comporter des données techniques telles que des adresses IP.

Ces traitements et transferts sont encadrés par l’accord de traitement des données conclu par AI4PLAN avec son fournisseur d’infrastructure, lequel intègre les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, complétées des mesures techniques supplémentaires appropriées.

AI4PLAN met par ailleurs à disposition un agent conversationnel fourni par un prestataire établi au Canada. Les échanges avec cet agent sont traités par ce prestataire, dans le cadre d’un accord de traitement des données incorporant les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

12. Cookies et technologies similaires

AI4PLAN utilise uniquement des cookies et mécanismes de stockage local strictement nécessaires au fonctionnement du Service :

• maintien de la session et authentification de l’Utilisateur ;
• sécurisation de l’accès ;
• mémorisation des préférences d’interface ;
• fonctionnement de l’agent conversationnel.

Ces mécanismes étant strictement nécessaires à la fourniture d’un service expressément demandé par l’Utilisateur, ils sont exemptés de recueil du consentement.

AI4PLAN n’utilise aucun cookie de mesure d’audience, de publicité ou de suivi comportemental, et ne réalise aucune publicité ciblée.

13. Résiliation et suppression des données

À la fin du contrat :

• les Comptes Utilisateur cessent d’être associés au Compte Client et perdent l’accès au Service ; le Compte Utilisateur, personnel, subsiste ;
• les Données Client et les Résultats sont, au choix du Client, restitués ou supprimés, dans les conditions de l’article 6.4 des CGV et de l’article 13 de l’ATD ;
• certaines données techniques peuvent être conservées pour des raisons légales ou de sécurité, selon les durées de l’article 7.

14. Modifications de la Politique

AI4PLAN peut modifier la présente Politique à tout moment pour des raisons légales, techniques ou organisationnelles.

Le Client sera informé en cas de changement substantiel.

L’utilisation du Service après mise à jour vaut acceptation de la Politique révisée.

15. Contact

Pour toute question liée à la protection des données personnelles, vous pouvez contacter :

AI4PLAN — Protection des données Email : rgpd@ai4plan.com Adresse : ESC 7 BOITE 16, 8B rue Michelet, 92150 Suresnes, France

AI4PLAN s’engage à protéger la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des données de ses Clients et Utilisateurs.

AI4PLAN SAS – SIRET : 847 604 873 00020 – TVA intracom : FR80 847 604 873 – Siège social : ESC 7 BOITE 16, 8B rue Michelet, 92150 Suresnes – RCS Nanterre 847 604 873