Informativa sulla Privacy e sulla Protezione dei Dati Personali — AI4PLAN

AI4PLAN SAS SIRET: 847 604 873 00020 – IVA intracom.: FR80 847 604 873 Sede legale: ESC 7 BOITE 16, 8B rue Michelet, 92150 Suresnes, Francia

Applicabile a decorrere dal 27 agosto 2026

Traduzione fornita a titolo informativo. La presente Informativa è redatta in lingua francese. Solo la versione francese fa fede (CGV, art. 1).

1. Oggetto dell’Informativa

La presente Informativa sulla Privacy e sulla Protezione dei Dati Personali (di seguito l’«Informativa») descrive le condizioni alle quali AI4PLAN raccoglie, tratta, conserva, mette in sicurezza e utilizza i dati personali dei propri Clienti e dei loro Utenti nell’ambito dell’utilizzo del servizio SaaS AI4PLAN.

Essa si applica all’insieme dei trattamenti effettuati da AI4PLAN in occasione:

• della sottoscrizione ai Servizi,
• dell’utilizzo del Software e delle funzionalità associate,
• dell’assistenza, della manutenzione e del supporto,
• della gestione commerciale e contrattuale.

La presente Informativa integra le Condizioni Generali di Vendita (CGV), le Condizioni Generali d’Uso (CGU) e l’Accordo sul Trattamento dei Dati (ATD) applicabili.

2. Titolare del Trattamento

AI4PLAN SAS agisce in qualità di Titolare del trattamento per i dati personali che raccoglie direttamente presso i Clienti e gli Utenti (gestione commerciale, supporto, account).

AI4PLAN agisce in qualità di Responsabile del trattamento per i dati trattati per conto del Cliente nell’ambito dell’esercizio del Servizio (documenti importati, dati operativi).

Tali trattamenti sono disciplinati dall’ATD, conformemente all’articolo 28 del GDPR.

3. Dati raccolti

Principi di minimizzazione

AI4PLAN applica i principi di minimizzazione, necessità e proporzionalità. Sono raccolti unicamente i dati strettamente necessari alla fornitura, alla messa in sicurezza e al miglioramento del Servizio.

3.1 Dati forniti dal Cliente

I dati personali trattati possono comprendere:

• cognome, nome, indirizzo email professionale,
• funzione, organizzazione, recapiti professionali,
• credenziali di accesso (login),
• informazioni necessarie alla fatturazione e alla contrattualizzazione,
• dati scambiati con il supporto.

3.2 Dati generati durante l’utilizzo del Servizio

Nell’ambito del funzionamento del Servizio, AI4PLAN raccoglie altresì:

• Dati tecnici: log di accesso, registri di eventi, metadati, tracce di utilizzo,
• Dati di navigazione nell’applicazione: azioni dell’utente, parametri utilizzati, prestazioni,
• Dati derivati: metadati legati ai file importati, informazioni tecniche necessarie al trattamento.

3.3 Dati caricati dal Cliente

Il Cliente resta il solo responsabile dei file, dei documenti e dei dati che importa nel software (compresi PDF, DXF o altri contenuti).

Tali dati possono contenere informazioni personali, tecniche o contrattuali la cui gestione compete al Cliente.

AI4PLAN non utilizza mai tali dati a fini di prospezione o di sollecitazione commerciale, e non li comunica ad alcun terzo.

Essa li tratta per conto del Cliente al fine di esercire e mettere in sicurezza il Servizio, e può sfruttarli per migliorare il Software e i suoi algoritmi, esclusivamente in forma aggregata o anonimizzata, alle condizioni dell’articolo 10.5 delle CGV.

4. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

4.1 Fornitura e gestione del Servizio

• gestione degli account Utente,
• autenticazione e controllo degli accessi,
• esecuzione delle operazioni tecniche necessarie al funzionamento del Software,
• gestione del supporto, della manutenzione e degli incidenti.

4.2 Miglioramento del Servizio e sicurezza

• miglioramento continuo degli algoritmi e delle funzionalità,
• supervisione tecnica e rilevamento delle anomalie,
• protezione contro gli accessi fraudolenti,
• ottimizzazione delle prestazioni e dell’affidabilità del Servizio.

4.3 Gestione commerciale e contrattuale

• fatturazione, gestione degli Abbonamenti,
• comunicazioni contrattuali,
• assistenza al cliente.

4.4 Obblighi di legge

• conformità agli obblighi contabili, fiscali e giuridici,
• risposta alle richieste amministrative o giudiziarie legittime.

5. Base giuridica dei trattamenti

Ciascun trattamento si fonda sulla base giuridica indicata di seguito:

Qualora un trattamento si fondi eccezionalmente sul consenso, questo può essere revocato in qualsiasi momento, senza che tale revoca pregiudichi la liceità dei trattamenti già effettuati.

6. Condivisione e destinatari dei dati

Categorie di responsabili del trattamento

AI4PLAN si avvale unicamente di responsabili che presentano garanzie sufficienti in materia di sicurezza e di conformità al GDPR. Le categorie di responsabili comprendono in particolare:

• fornitori di hosting cloud;
• prestatori di monitoraggio e osservabilità;
• prestatori di archiviazione e backup;
• servizi di supporto e gestione dei ticket;
• strumenti di invio di email transazionali;
• sistemi di rilevamento di frodi o incidenti;
• gestione del sito istituzionale e prenotazione di appuntamenti;
• agente conversazionale;
• gestione della relazione con il cliente e prestatori di servizi di pagamento.

L’elenco nominativo dei responsabili in vigore è comunicato al Cliente su richiesta. AI4PLAN lo informa di ogni aggiunta o sostituzione almeno trenta (30) giorni prima della sua attuazione, alle condizioni dell’articolo 7 dell’ATD.

AI4PLAN può condividere determinati dati con:

• il proprio personale autorizzato, tenuto a un obbligo di riservatezza;
• i propri responsabili tecnici rientranti nelle categorie sopra indicate;
• le autorità amministrative o giudiziarie quando la legge lo esige.

Tutti i responsabili sono soggetti a rigorosi obblighi di riservatezza e di sicurezza.

Nessun dato personale è venduto, noleggiato o ceduto a terzi a fini commerciali.

7. Durata di conservazione

I dati sono conservati per la durata necessaria alle finalità perseguite, secondo le seguenti durate:

Allo scadere di tali durate, i dati sono cancellati, fatte salve le conservazioni imposte da un obbligo di legge o necessarie all’accertamento, all’esercizio o alla difesa di un diritto in sede giudiziaria.

8. Sicurezza e integrità dei dati

AI4PLAN attua misure tecniche e organizzative di livello elevato:

• cifratura delle comunicazioni,
• separazione degli ambienti,
• controllo degli accessi rafforzato,
• sorveglianza continua,
• backup regolari,
• protezione contro le intrusioni e i comportamenti anomali.

Il Cliente resta responsabile della sicurezza del proprio ambiente: postazioni, accessi, reti interne, password, gestione degli account.

9. Diritti degli interessati

Conformemente al GDPR e alla legge francese sulla protezione dei dati, ogni interessato dispone dei seguenti diritti:

• diritto di accesso ai propri dati;
• diritto di rettifica;
• diritto alla cancellazione;
• diritto di opposizione;
• diritto alla limitazione del trattamento;
• diritto alla portabilità;
• diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, quando il trattamento si fonda su di esso;
• diritto di impartire disposizioni relative alla sorte dei propri dati dopo il decesso;
• diritto di proporre reclamo dinanzi alla CNIL.

Assenza di decisioni automatizzate

I Risultati prodotti dal Software sono destinati a essere verificati da un operatore umano qualificato e non costituiscono decisioni automatizzate che producono effetti giuridici o che incidono significativamente su una persona ai sensi dell’articolo 22 del GDPR.

Esercizio dei diritti quando AI4PLAN agisce come responsabile del trattamento

Per i dati contenuti nei file importati dal Cliente, AI4PLAN agisce in qualità di responsabile del trattamento. In tale contesto, ogni richiesta di esercizio dei diritti deve essere indirizzata al Cliente, titolare del trattamento. AI4PLAN fornisce al Cliente l’assistenza necessaria per rispondervi, conformemente all’ATD.

Esercizio dei diritti presso AI4PLAN

Per i dati raccolti direttamente da AI4PLAN (account, registri, supporto), i diritti si esercitano all’indirizzo rgpd@ai4plan.com o mediante lettera alla sede legale.

AI4PLAN può richiedere una prova dell’identità prima di ogni azione, e risponde entro un mese, prorogabile di due mesi in caso di richiesta complessa.

10. Dati tecnici e algoritmi

Distinzione Titolare / Responsabile

Quando i dati trattati provengono dai file importati dal Cliente (disegni, PDF, DXF o altri contenuti), AI4PLAN agisce esclusivamente in qualità di responsabile del trattamento. Ogni richiesta di esercizio dei diritti relativa a tali dati è reindirizzata al Cliente, titolare del trattamento.

AI4PLAN può sfruttare dati tecnici (log, metadati, statistiche d’uso) per:

• migliorare le prestazioni del Software,
• migliorare e affinare i propri algoritmi di trattamento,
• rilevare i comportamenti anomali,
• rafforzare la sicurezza.

I file importati dal Cliente possono essere analizzati per produrre Risultati (computi metrici, interpretazioni, annotazioni). Tali risultati devono essere verificati da un operatore umano qualificato.

I trattamenti di computo metrico non implementano alcun modello di apprendimento automatico, e i dati dei Clienti non sono utilizzati per addestrarne. L’agente conversazionale si basa su un servizio fornito da un terzo, alle condizioni dell’articolo 11.

I dati tecnici sfruttati per migliorare il Servizio sono aggregati o anonimizzati, in modo da impedire ogni reidentificazione.

11. Trasferimento al di fuori dell’UE

I dati dei Clienti — file importati, Risultati, account e registri applicativi — sono ospitati in una regione dell’Unione europea.

Talune risorse tecniche necessarie alla distribuzione del Servizio, in particolare quelle collegate alla rete di distribuzione dei contenuti, sono amministrate da una regione situata negli Stati Uniti, e tale rete eroga i contenuti da punti di presenza distribuiti nel mondo. I registri di accesso che ne risultano possono contenere dati tecnici quali indirizzi IP.

Tali trattamenti e trasferimenti sono disciplinati dall’accordo sul trattamento dei dati concluso da AI4PLAN con il proprio fornitore di infrastruttura, il quale incorpora le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, integrate da misure tecniche supplementari adeguate.

AI4PLAN mette inoltre a disposizione un agente conversazionale fornito da un prestatore stabilito in Canada. Gli scambi con tale agente sono trattati da detto prestatore, nell’ambito di un accordo sul trattamento dei dati che incorpora le clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.

12. Cookie e tecnologie analoghe

AI4PLAN utilizza unicamente cookie e meccanismi di memorizzazione locale strettamente necessari al funzionamento del Servizio:

• mantenimento della sessione e autenticazione dell’Utente;
• messa in sicurezza dell’accesso;
• memorizzazione delle preferenze di interfaccia;
• funzionamento dell’agente conversazionale.

Poiché tali meccanismi sono strettamente necessari alla fornitura di un servizio espressamente richiesto dall’Utente, essi sono esentati dalla raccolta del consenso.

AI4PLAN non utilizza alcun cookie di misurazione dell’audience, di pubblicità o di tracciamento comportamentale, e non effettua alcuna pubblicità mirata.

13. Cessazione e cancellazione dei dati

Al termine del contratto:

• gli Account Utente cessano di essere associati all’Account Cliente e perdono l’accesso al Servizio; l’Account Utente, personale, sussiste;
• i Dati del Cliente e i Risultati sono, a scelta del Cliente, restituiti o cancellati, alle condizioni dell’articolo 6.4 delle CGV e dell’articolo 13 dell’ATD;
• taluni dati tecnici possono essere conservati per ragioni legali o di sicurezza, secondo le durate dell’articolo 7.

14. Modifiche dell’Informativa

AI4PLAN può modificare la presente Informativa in qualsiasi momento per ragioni legali, tecniche o organizzative.

Il Cliente sarà informato in caso di modifica sostanziale.

L’utilizzo del Servizio dopo l’aggiornamento vale accettazione dell’Informativa rivista.

15. Contatto

Per ogni questione relativa alla protezione dei dati personali, è possibile contattare:

AI4PLAN — Protezione dei dati Email: rgpd@ai4plan.com Indirizzo: ESC 7 BOITE 16, 8B rue Michelet, 92150 Suresnes, Francia

AI4PLAN si impegna a proteggere la riservatezza, l’integrità e la sicurezza dei dati dei propri Clienti e Utenti.